Hoe selecteer je in een aanbesteding de leverancier die de meeste toegevoegde waarde biedt? Met andere woorden: hoe vertaal je de inkoopbehoefte van jouw organisatie in de juiste gunningscriteria? Hoe kom je tot een goed beloningsmodel zodat je kwaliteit stimuleert? Vragen waar iedere organisatie in de publieke of private sector mee worstelt. Want: “Kiezen is een kunst”, stelt Fredo Schotanus op het NSWE. In een verkorte versie van zijn workshops leidt hij ons langs de zes stappen voor het opstellen van een goed gunningsmodel.

Kiezen is een kunst

Het is heel herkenbaar: we willen de beste kwaliteit, maar in onze aanbestedingen blijkt prijs toch vaak doorslaggevend. Hoe komen we toch tot hogere kwaliteit? Ondere andere door meer écht onderscheidende gunningscriteria te hanteren, vertelt Fredo aan zijn publiek. “We vertalen de inkoopbehoeften van een organisatie naar een goed gunningsmodel door de volgende stappen te volgen: een goede voorbereiding, het kiezen van de juiste criteria, selecteren van een gunningsmethode, gewichten bepalen, een scoremethode kiezen en als laatste het beoordelen van de offertes en motiveren van de keuze.”

STAP 1 EN STAP 2: VOORBEREIDING EN CRITERIA

De voorbereiding bestaat vooral uit het schetsen van het juridisch kader, bepalen of je wel of niet de martk betrekt bij het opstellen van de aanbesteding en het kiezen welk inkoopmodel je toepast. Ga je bijvoorbeeld voor RADER of BVP(Best Value Procurement)? In stap twee gaat Fredo dieper in op het selecteren van de juiste criteria. ‘Welk kwaliteitscriterium je ook kiest, een goede, heldere omschrijving is van belang.’ Vaak vragen partijen meteen om een plan van aanpak en een bepaalde uitwerking. Maar begin eerst eens met de ‘Waarom-vraag’, stelt Fredo: “Waarom vindt je organisatie deze inkoop belangrijk? Leg duidelijk uit wat je doelen zijn. Vervolgens ga je naar ‘Hoe’: hoe beoordeel je inschrijvingen? Geef duidelijk aan dat bijvoorbeeld een goed implementatiemodel punten oplevert. Daarna pas ga je naar ‘Wat’. Wat verwacht je? Hoe uitgebreid moeten inschrijvers antwoorden en hoe kunnen ze onderscheidend zijn? Dat levert uiteindelijk een veel betere inschrijving op en kost inschrijvers niet onnodig veel kosten en moeite.”

STAP 3: DE GUNNINGSMETHODE

De lijst met alternatieven voor de LP-methode(Laagste Prijs) of het standaard puntenmodel is eindeloos. Welke offete wint, hangt sterk af van de gunningsmethode die je kiest. “Het gunnen op waarde-model geeft bijvoorbeeld de inschrijver met de hoogste kwaliteit, de grootste fictieve korting. En bij het budgetmodel geef je vooraf je budget af. Wie de hoogste kwaliteit binnen dit budget biedt, wint.” Andere methoden zijn bijvoorbeeld ‘adapted value for money’ waarbij het gaat om de beste verhouding tussen prijs en kwaliteit, de ‘superformule’ waarbij de gewichten van prijs en kwaliteit flexibel zijn en de ‘laagst acceptabele bod-variant’ waarbij je zoekt naar een lage prijs voor voldoende kwaliteit. “Verschillende offertes kunnen winnen, afhankelijk van de methode die je kiest”, verduidelijkt Fredo. “Maar geef je liever een prikkel af voor prijs of voor kwaliteit? De keuze voor het model stimuleert de keuzes binnen de inschrijvingen.”

STAP 4 T/M 6: GEWICHT, SCORE EN GUNNING

Ook het toekennen van gewicht aan de criteria is van invloed op de uitkomst van de aanbesteding. Fredo legt uit dat niet alleen het gewicht het belang bepaalt, maar dat het om het ‘gewicht van het gewicht’ draait. “Het belang van een criterium wordt ook bepaald door de scorerange. Een hele brede scorerange vermindert bijvoorbeeld het belang van een criterium.” Naast het gewicht is ook het scoremodel van belang. Hoe zet je kwantitatieve criteria als prijs om naar punten? “Dat kan met een relatief model waarbij je de prijs afzet tegen de laagste prijs. Eén van de nadelen hiervan is dat inschrijvers kijken naar hun concurrenten en de prijs strategisch zullen bepalen. Een absoluut model gaat veel meer uit van wat de aanbestedende partij belangrijk vindt. Een ander probleem ontstaat wanneer kwaliteit wordt beoordeeld op basis van een traditionele 10-puntenschaal. In de praktijk wordt zelden een 9 of 10 gegeven en kwaliteit scoort altijd tussen de 6 en 8. Deze beperkte kwaliteitsrange zorgt ervoor dat prijs ineens weer veel belangrijker wordt.”

CONCLUSIE

De belangrijkste les volgens Fredo is: “Hoe transparanter je bent, hoe beter de aanbiedingen die je krijgt. Wees duidelijk in de stappen die je neemt en de methoden die je kiest. Wees ook helder over wat je als opdrachtgever belangrijk vindt en hoe je de inschrijvingen beoordeelt. Dat vergroot de kans op een terechte winnaar .n het reduceert conflicten.”

DR. IR. FREDO SCHOTANUS

Fredo Schotanus werkt als senior inkoopadviseur bij Significant. Daarnaast werkt hij als parttime universitair docent aan de Universiteit Twente. Hij houdt zich in het bijzonder bezig met het voorbereiden en begeleiden van complexe aanbestedingen en trainingen over inkoop in de publieke sector. Regelmatig verzorgt hij workshops en trainingen over onder andere inkoopstrategie, inkoopmodellen en gunningsmethoden.

De workshop van Dr. Ir. Fredo Schotanus terugkijken? https://youtu.be/wwMKw8EfbZU