Enkele dagen voordat premier Mark Rutte Nederland toesprak over het coronavirus, was de directie van Intersafe al druk in de weer hoe om te gaan met deze aanstormende crisis. Met ruim 250 medewerkers verdeeld over zes locaties in drie landen (Nederland, België en Frankrijk) was er werk aan de winkel. Door snel te schakelen, helder te communiceren en vooral iedereen serieus te nemen, schakelde we binnen twee maanden om naar werken volgens ‘Het Nieuwe Normaal.’

Toen half maart de lockdown in werking trad, veranderde ook bij Intersafe de wereld op slag. Sales engineers die in Frankrijk gasdetectieapparatuur onderhouden konden ineens niet meer bij hun klanten terecht. De IT-afdeling moest alles op alles zetten om thuiswerken overal mogelijk te maken. Inkopers begonnen een wereldwijde zoektocht om te kunnen voldoen aan de explosief groeiende vraag naar corona-gerelateerde producten en een medewerker met een partner met een chronische longziekte vroeg zich vertwijfeld af of ze wel of niet naar kantoor moest komen. Het antwoord op die laatste vraag was zonder twijfel ‘Nee!’. “Vanaf dag één werken we met twee prioriteiten. Op één staat de gezondheid van

onze medewerkers. Op twee staat het informeren over de bedrijfscontinuïteit, dus hoe het bedrijfsmatig reilt en zeilt. De directie vormt het team dat Intersafe door deze storm moest slepen. Een storm zonder weerga. Deze situatie was voor iedereen onbekend terrein.”

Houvast

Dan is het prettig om wat houvast te hebben. Bijvoorbeeld aan moedermaatschappij Lyreco, (9.000 medewerkers in 42 landen). Die leverde een aantal praktische kaders voor de ‘corona-proof’ inrichting van werkplekken. En ontwikkelde een toolkit om managers, die in deze onzekere tijden vaak ook zoekende zijn, te helpen om o.a. via video-conference hun team nog beter aan te sturen. Veel steun ondervond het team ook aan de jaren gerijpte bedrijfscultuur. De kernwaarden zijn verantwoordelijkheid, transparantie en integriteit.

Op basis van die pijlers konden ze in deze crisissituatie snel schakelen.” Vanaf de dag dat er massaal thuis gewerkt moest worden, waren de managers de eerst aangewezen personen om het contact met de medewerkers te onderhouden. In de teammeetings – via video – werd open gecommuniceerd over waar het goed en slecht ging in de handel. Maar er was nadrukkelijk ook ruimte voor sociale interactie: ‘Is je weggelopen kat inmiddels weer terug?’.

Draagvlak

Die open communicatie is gewaardeerd, en het zorgde voor veel draagvlak onder de medewerkers over de besluiten die het directieteam in hoog tempo moest nemen. Zeker in de begindagen van de lockdown was er veel angst en onzekerheid onder de medewerkers, en dat leidde tot een stortvloed aan vragen. Het crisisteam had dagelijks overleg. Elke vraag en suggestie die binnenkwam, hoe gek soms ook, werd uiterst serieus genomen en zo snel mogelijk beantwoord. Zodat onduidelijke kwesties niet als een veenbrand bleven doorsmeulen. Er werd intern veel gecommuniceerd waaronder online sessies met meer dan 100 deelnemers tegelijk. Goed geïnformeerde medewerkers, zijn gemotiveerde medewerkers. Toen Intersafe de maatregelen wat ging versoepelen kostte het geen enkele moeite om medewerkers te vinden die daar op vrijwillige basis aan wilden meedoen.

Brede betrokkenheid

De belangrijkste les die uit de afgelopen maanden van crisismanagement is getrokken, is dat je zoveel mogelijk betrokkenen moet inschakelen, je veel vragen moet stellen en je gedienstig moet opstellen. Niet arrogant zijn en denken ‘wij weten het wel’. In plaats daarvan heeft Intersafe zoveel mogelijk de safety-officers, facility-managers en de middelmanagers in de drie landen betrokken. Maar ook de catering medewerker, want die weet als geen ander wat wel en niet werkt als je daar de routing gaat aanpakken om de 1,5 meter-norm te halen. Verder is er contact gezocht met enkele HR-directeuren bij andere bedrijven. De inbreng van al die partijen heeft het plan alleen maar verrijkt en beter gemaakt. Zo kom je met maatregelen die werken en die in de dagelijkse praktijk ook overeind blijven.

Als PBM-specialist heeft Intersafe de nodige veiligheidsspecialisten in huis. Maar hun expertise is vooral gericht op de industrie. Daarom laat het bedrijf het complete pakket coronamaatregelen binnen de eigen vestigingen en kantoren door externe partijen auditen. Om de processen te borgen én daar ook weer van te leren. Wij zijn geen domme mensen, dus kunnen best invulling geven aan veel coronamaatregelen. Maar je moet niet verder willen springen dan de polsstok lang is. Dus laten we ook specialisten van buiten meekijken. Zo werk je met een plan dat je continu kunt auditen en verrijken.”

Volhouden

Na ruim drie maanden lockdown is ‘Het Nieuwe Normaal’ intussen werkbaar geworden bij Intersafe. De locaties zijn aangepast, de beweging om maximaal 50% van de medewerkers weer op kantoor te laten werken is ingezet en de dagelijkse crisis overleggen van het directieteam worden steeds korter. Ze zijn nu in een nieuwe fase beland waarin het aankomt op volhouden, op doorzettingsvermogen, op aanscherpen. En vooral om de mensen gemotiveerd te houden.

Meer informatie?

Benieuwd waarmee we u kunnen ondersteunen om uw organisatie corona-proof in te richten? Neem contact met ons op, via onderstaande gegevens.

Contactpersoon: Uw Customer Service medewerker
Nederland: T +31 (0)78 618 14 00 of E info@intersafe.eu
België: T +32 (0)15 423 320 of E info-b@intersafe.eu 
Of neem contact op met ons via het contactformulier.