Compliance management

Compliance lijkt de laatste tijd in veel bedrijfstakken een modebegrip te worden. Bedrijven gebruiken de term gretig om aan te tonen dat ze aan de wet- en regelgeving voldoen en maatschappelijk verantwoord bezig zijn. Maar compliance blijft een hol begrip zonder doordacht compliance management met toetsbare doelstellingen.

Compliance management is méér dan voldoen aan de letter van de wet. Het vraagt van het verantwoordelijk management dat het met actief integraal beleid de bedrijfsprocessen kritisch langs de kwaliteitsmeetlat legt en verder gaat dan het minimum kwaliteitsniveau dat de wet voorschrijft.

Compliance basis maatschappelijk verantwoord ondernemen

Compliance is de basis voor maatschappelijk verantwoord ondernemen. Daarbij gaat het om meer dan het tevredenstellen van overheidsinspectiediensten die toezien op bijvoorbeeld naleving van de regelgeving voor arbeids- en externe veiligheid. Bedrijven hebben ook te maken met andere stakeholders. Zoals hun aandeelhouders en afnemers, die ook hun eisen stellen aan de kwaliteit van de bedrijfsvoering en de werkprocessen. Voor deze interne toezichthouders bepaalt de manier waarop bedrijven omgaan met compliance of zij een Licence To Operate (LTO) krijgen. Met andere woorden: vertrouwen de raden van bestuur erop dat het bedrijfsmanagement er alles aan doet om verantwoord te werken, met oog voor de veiligheid van personeel en omgeving en de continuïteit van de onderneming?

De overheidsregelgeving geeft slechts de minimale kaders voor veiligheid, gezondheid, welzijn en milieuzorg. Een deel van de industrie opereert, al dan niet gedreven door financiële motieven, op de wettelijke ondergrens. Maar er zijn ook bedrijven die een of meer stappen verder gaan en een actief compliancebeleid voeren vanuit een eigen kwaliteits- en veiligheidsfilosofie.

~CTA_1~

Echt MVO vraag om integraal compliancebeleid

Bedrijven die echt maatschappelijk verantwoord willen werken zijn gebaat bij een integraal compliance managementsysteem dat verankerd is in alle schakels van de bedrijfsvoering en in alle werkprocessen. Een integraal stelsel voor veiligheids- en kwaliteitszorg, met helder omschreven normen en doelen. Een stelsel dat niet ophoudt bij de grens van het bedrijfsterrein, maar zich ook uitstrekt naar de keten van toeleveranciers, afnemers en ingehuurde dienstverleners. Alleen zo kan worden gewaarborgd dat een bedrijf al zijn processen prima op orde heeft en de risico’s heeft geminimaliseerd.

Het goed managen en beheersen van risico’s moet de rode draad zijn in integraal compliancebeleid. Aandeelhouders hebben daar steeds meer oog voor. Hun grootste zorg zijn de langetermijnconsequenties die het gevolg kunnen zijn van incidenten of crises die voortvloeien uit het niet naleven van kwaliteits- en veiligheidsnormen. Niemand is gebaat bij ongevallen die schade en letsel veroorzaken en die de continuïteit van de bedrijfsvoering belemmeren.

Directe materiële schade en letselschade zijn weliswaar verzekerbaar; imagoschade kan een bedrijf nog jarenlang achtervolgen. Zie bijvoorbeeld de gevolgen van de recente eiercrisis door gebruik van het illegale bestrijdingsmiddel Fipronil. De directe kosten voor de pluimveesector worden geraamd op 33 miljoen euro, maar de imagoschade voor de sector is vele malen groter. De geleerde les: een beschadigd imago is moeilijk te repareren en voor een bedrijf na een crisis niet zelden de grootste kostenpost. Het kan zelfs de continuïteit en het voorbestaan van de onderneming in gevaar brengen.

Compliance in de PBM-markt: een ketenaanpak!

De noodzaak voor een integraal compliancebeleid geldt ook voor de markt van persoonlijke beschermingsmiddelen. In het bijzonder voor PBM die in hoogrisicoberoepen bescherming moeten bieden tegen zware lichamelijke en onherstelbare letsels en beroepsziekten, de zogenoemde categorie III-producten uit de EU PBM-richtlijn. Bedrijven die hun beschermende middelen inkopen puur op basis van prijs en alleen voldoen aan de minimale eis dat bij risicovolle werkprocessen beschermende kleding en uitrusting noodzakelijk zijn, zijn niet integraal compliant. Hetzelfde geldt voor leveranciers die hun producten leveren louter op basis van kostprijs.

Een gedegen risicoanalyse van de werkomgeving en de werkprocessen dient het begin te zijn van het beleid voor arbeidsveiligheid bij elk bedrijf waar grote veiligheids- en gezondheidsrisico’s op de loer liggen. Een manager met verantwoordelijkheidsgevoel zal zorgen dat hij voor de optimale bescherming van zijn medewerkers een echte specialist in de arm neemt. Die weet de PBM-eisen die voortvloeien uit de risicoanalyse te vertalen in een nauwkeurig op de risico’s afgestemd pakket van maatregelen en beschermende middelen. Optimale compliance ontstaat als zowel leverancier als klant kwaliteitswaarborgen op een gelijkwaardig niveau hebben vastgelegd in hun werkproces en uitgaan van de best beschikbare beschermingstechnieken. Een ketenaanpak!

Compliance in de PBM-wereld is primair de verantwoordelijkheid van de werkgever die op basis van de Arbowet de meest doelmatige beschermende middelen aan zijn medewerkers moet verstrekken. Werknemers hebben daarnaast ook hun eigen verantwoordelijkheid om de verstrekte middelen op de juiste manier te gebruiken. Het Warenwetbesluit en de aankomende nieuwe PBM-verordening bepalen de normen waaraan beschermende middelen moeten voldoen. Fabrikanten en leveranciers moeten zich aan die normen houden. Inspectiediensten zoals de NVWA en de Inspectie SZW zien toe op de handhaving van die normen. De regelgeving schrijft ook voor dat bedrijven die met categorie III PBM-producten werken een kwaliteitssysteem moeten implementeren om de kwaliteit van het product te kunnen garanderen. Hoe kan een bedrijf in dit stelsel van verantwoordelijkheden, normen en eisen goed grip houden op zijn compliancebeleid, als basis voor het juiste beschermingsniveau voor zijn medewerkers?

ISO 19600: norm voor compliance management

Voor compliance management was er tot enkele jaren geleden geen norm. Die is er nu wel, in de vorm van de ISO 19600. Bedrijven kunnen die norm als richtlijn hanteren bij het gestructureerd inrichten van hun proces voor integraal compliance management. Het voordeel van ISO is dat dit normenstelsel een zogenaamde ’high level-structuur’ kent, waardoor de 19600 richtlijn als een plug-in te koppelen is aan andere managementsystemen die binnen de organisatie al in gebruik zijn. Zo wordt compliance management een integraal onderdeel van de bedrijfsvoering en is het thema voor bedrijven overzichtelijk en beheersbaar. Een risicogerichte benadering, die beschrijft hoe een bedrijf een goed stelsel van compliance management kan inrichten. Met als startpunt een goede risicoanalyse en richtlijnen voor versterking van de veiligheidscultuur met een kritische interne handhavingsorganisatie.

Implementatie van de ISO 19600 vraagt van bedrijven investering in menskracht, tijd en geld, maar zal aantoonbaar winst opleveren in termen van een goed geborgd compliancebeleid. Met als resultaat een veilige en gezonde werkomgeving waarin mensen de juiste beschermende middelen gebruiken. En het imago dat het bedrijf er alles aan doet om zijn medewerkers op de werkplek de bescherming te bieden die ze verdienen.

Meer weten?

Neem voor meer informatie contact met ons op.

Bron: Vakblad Arbo nr 11 2017, Vakmedianet.