Aida Beekman en Marjo van den Bergh waren er als de kippen bij, toen Intersafe een nieuw systeem introduceerde voor het bestellen van veiligheidsbrillen op sterkte. In januari gingen ze aan de slag met de Employee Safety Manager (ESM), en nu al willen ze het niet meer missen. Sterker nog, ze hebben zelfs al een wensenlijstje met artikelen die ze ook graag in ESM opgenomen zien. 

Bij Stork zijn ze blij met de Employee Safety Manager

De beide dames zijn het stralende welkomstcomité bij een bezoek aan de vestiging van Stork in het Botlek-gebied. Vanuit de van veel glas voorziene receptie bij de entree houden ze bezoekers en eigen medewerkers (zo’n 60 in totaal) nauwlettend in het oog. Beide zijn ongeveer 10 jaar bij Stork in dienst en ze houden er een ruime taakopvatting op na. Ze beantwoorden de telefoon en wijzen bezoekers de weg, maar ze draaien er hun hand ook niet voor om persoonlijke beschermingsmiddelen (pbm’s) te bestellen of een hotel te boeken als een Stork-medewerker op een verre locatie aan het werk moet. “We proberen iedereen te helpen, van een jonge pijpfitter die hier net in dienst komt, tot de directeur himself.”

‘Favorieten

Toen Intersafe met het verzoek kwam of ze aan de slag wilden met een nieuw bestelsysteem, hoefden ze daar niet lang over na te denken. Ze kregen een powerpointpresentatie en een stappenplan met uitleg toegestuurd en togen in januari vol enthousiasme aan de slag. Nee, veel moeite hadden ze niet met het programma. “Het is een heel fijn systeem en het wijst zich vanzelf. De Employee Safety Manager staat onder onze ‘favorieten’. Een kwestie van aanklikken, inloggen en bestellen!”

Minder gedoe

Was voorheen het bestellen van een veiligheidsbril op sterkte een wat omslachtige administratieve procedure met de nodige communicatie tussen betrokken partijen (inkoop, medewerker, opticien en leverancier) nu is dat klusje zo geklaard. Aida: “Eerder moesten we een purchase-order (PO) aanmaken en de bon met een brief opsturen naar het huisadres van de medewerker in kwestie. Deze ging daarmee naar de opticien, die de gegevens weer doorstuurde naar Intersafe en dan werd de bril gemaakt. Nu hoeven we enkel het PO-nummer in te voeren bij de betreffende naam, en wordt het proces in werking gezet.” De medewerker ontvangt per mail een reserveringsnummer, waarmee hij terecht kan bij een opticien in zijn directe omgeving om de bril te laten aanmeten. Later volgt een tweede mail, wanneer de bril afgepast en afgehaald kan worden. 

Pasmodellen

Behalve dat het een hoop rompslomp scheelt, heeft het systeem nog een aantal voordelen. Zo beschikken we nu over een duidelijke dragersregistratie, wat helpt bij het toekennen van een kostenplaats voor ons. Marjo: “Voor ons werkt het sneller, want het vergt minder handelingen en
het is ook secuurder. Je kunt bepaalde gegevens makkelijk raadplegen, bijvoorbeeld wanneer iemand voor het laatst een bril heeft besteld en dus ook wanneer deze aan vervanging toe is.” Aida vult aan: “Stork en ook onze klanten stellen hoge eisen op het gebied van veiligheid. Onze Hoofd Veiligheid geeft aan welke brillen in ons assortiment passen en dit wordt ingeregeld in de Employee Safety Manager. Pasmodellen van die brillen liggen bij de opticiens waar de Stork-mensen terecht kunnen.” Het systeem waarschuwt als lenssterkte in combinatie met lensmateriaal én montuur niet voldoen aan Europese Veiligheidsnormen. Kinderziektes zijn de twee nog niet tegengekomen. Het systeem werkt naar tevredenheid, en als er een vraag rees, dan pakten ze de telefoon om hun contactpersoon Sofie Gorris bij Intersafe te raadplegen. Aida: “Sterker nog, we hebben Sofie inmiddels ook gebeld met het verzoek of dit systeem ook gebruikt kan gaan worden voor andere pbm’s die specifiek maatwerk vergen. Denk aan otoplastieken of bijvoorbeeld veiligheidsschoenen met steunzolen. Nu moeten we daarvoor soms drie bonnen aanmaken – één voor het aanmeten, één voor de schoenen en één voor de orthopedische aanpassingen – dat kan vast efficiënter.”

Manusje-van-alles

Alle communicatie rondom de Employee Safety Manager gebeurt online. En daar ligt nog wel een kwetsbaar plekje. Marjo: ”Bij Stork heeft iedereen z’n eigen Stork-emailadres. Een enkeling gebruikt dat niet, omdat die dat te ingewikkeld vindt of geen computer heeft. Geen probleem; dan printen wij hier die verwijzing voor de opticien toch even uit? Wij zijn ‘Manusjes-van-alles’ en zijn er om iedereen te helpen.”

Employee Safety Manager breidt uit

Achter de schermen wordt hard gewerkt om de Employee Safety Manager uit te breiden. Eerst naar België en Frankrijk en vervolgens ook naar andere pbm’s, zoals Marjo en Aida in bijgaand artikel ook al suggereren. “Maar het vraagt technisch de nodige aanpassingen om dit systeem geschikt te maken voor het bestellen van bijvoorbeeld otoplastieken. Daar wordt nu hard aan gewerkt. Het gáát er komen en we laten nog weten wanneer precies.” Aldus Jan-Joost Pieterman, Category Manager bij Intersafe. Jan-Joost heeft zijn handen vol aan de Employee Safety Manager, want een actie om het online bestelsysteem onder de aandacht van de vaste klanten te brengen, leverde een daverende response op. “75% wil er nu verder over praten met ons.”

Compliance: als werkgever voldoen aan de wetgeving

Voordelen van de ESM zijn onder andere dat het aantal handelingen voor een aanvraag sterk vermindert en dat de informatie altijd compleet is, doordat er geen velden meer overgeslagen kunnen worden. De overzichtelijke dragersregistratie maakt het makkelijker te voldoen
aan de wettelijke eis dat je tijdig pbm’s moet vervangen. Ruim 800 opticiens verdeeld over het land, zijn inmiddels aangesloten op het systeem. Deelnemende bedrijven geven zelf aan welke modellen en monturen zij in hun assortiment willen opnemen. En het systeem waarschuwt
als er een combinatie van lenssterkte en lensmateriaal en montuur wordt ingevoerd die niet voldoet aan de Europese Veiligheidsnormen.

Meer weten?

Voor meer informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met uw Customer Service medewerker.