Quelques jours avant que le Premier ministre néerlandais, Mark Rutte, ne parle du coronavirus, la direction d’Intersafe s’attelait déjà à la manière d’aborder cette crise déferlante. Et avec plus de 250 collaborateurs répartis sur six sites dans trois pays (Pays-Bas, Belgique et France), il y avait du travail à faire. En agissant rapidement, en communiquant clairement et surtout, en prenant tout le monde au sérieux, l’entreprise est passée au travail selon la « Nouvelle Normalité» en l’espace de deux mois.

New Normal

Quand le confinement a été instauré à la mi-mars, la vie a également instantanément changé au sein d’Intersafe. Soudain, les ingénieurs commerciaux chargés de la maintenance des appareils de détection de gaz en France ne pouvaient plus rendre visite à leurs clients. Le service informatique a dû tout mettre en œuvre pour rendre possible le travail à domicile. 

Les acheteurs ont entrepris une recherche dans le monde entier pour répondre à la demande explosive de produits associés au coronavirus et une collaboratrice dont le partenaire est atteint d’une maladie pulmonaire chronique se demandait si elle devenait venir au bureau ou non. La réponse à cette dernière question était « Non ! », sans nul doute. « Depuis le premier jour, nous travaillons avec deux priorités. La première est la santé de nos collaborateurs. 

La seconde est l’information sur la continuité des activités, c’est-à-dire sur ce qui se passe sur le plan opérationnel. La Direction est l’équipe qui a dû guider Intersafe dans cette tempête. Une tempête sans précédent. Personne n’avait jamais vécu telle situation. 

Ligne de conduite

Il est dès lors bon d’avoir une certaine ligne de conduite. Par exemple, la société mère Lyreco (9.000 collaborateurs dans 42 pays) a fourni un certain nombre de conseils pratiques pour la protection contre les effets du corona sur les lieux de travail. Une boîte à outils a en outre été développée pour aider les managers qui recherchent souvent des informations, en ces temps incertains, sur la manière de gérer encore mieux leur équipe par vidéoconférence. L’équipe a également reçu un grand soutien de la culture d’entreprise développée au cours de nombreuses années. Les valeurs fondamentales en sont la responsabilité, la transparence et l’intégrité. Ces piliers lui ont permis d’agir rapidement en cette situation de crise. 

Depuis le jour où il a fallu opter pour le télétravail massif, les managers ont été les premières personnes désignées pour maintenir le contact avec les collaborateurs. Lors des réunions d’équipe par vidéoconférence, nous avons ouvertement communiqué sur les choses qui allaient bien et moins bien dans nos activités. Mais il y avait aussi une place pour l’interaction sociale : « Ton chat fugueur est-il finalement revenu ?  

Support

Cette communication ouverte a été appréciée et a permis au personnel d’apporter un soutien important aux décisions que l’équipe de direction a dû prendre à un rythme rapide. Il y avait beaucoup d’anxiété et d’incertitude parmi les collaborateurs, surtout dans les premiers jours du confinement, ce qui a généré une avalanche de questions. La cellule de crise était consultée quotidiennement. Toutes les questions et suggestions reçues, aussi farfelues soient-elles, ont été prises très au sérieux et ont obtenu une réponse dans les plus brefs délais. Cela a permis d’éviter que des questions floues ne soient laissées en suspens. Il y a eu beaucoup de communication interne, notamment des sessions en ligne avec plus de 100 participants à la fois. Des employés bien informés sont des employés motivés. Quand Intersafe a commencé à assouplir quelque peu les mesures, elle n’a eu aucune difficulté à trouver des employés qui étaient heureux d’apporter leur aide sur une base volontaire.

Un fort engagement

La leçon la plus importante qui a été tirée au cours des derniers mois est que vous devez impliquer autant que possible les personnes concernées, vous poser beaucoup de questions et avoir une attitude utile. Il ne faut pas être présomptueux et penser « on sait ».

Pour cela, Intersafe a impliqué autant que possible les responsables de la sécurité, les responsables des installations et les responsables des ressources dans les trois pays. Mais aussi le responsable de la cafétéria, car il sait mieux que personne ce qui fonctionne ou non si l’on souhaite instaurer un itinéraire pour satisfaire à la mesure du 1,5 m. Par ailleurs, un certain nombre de directeurs des RH d’autres entreprises ont été contactés. La contribution de toutes ces parties n’a fait qu’enrichir et améliorer le plan. C’est ainsi que l’on peut proposer des mesures qui fonctionnent et tiennent la route dans la pratique quotidienne.

En tant que spécialiste EPI, Intersafe dispose en ses murs des spécialistes sécurité nécessaires. Mais leur expertise est portée essentiellement sur l’industrie. C’est la raison pour laquelle l’entreprise a fait auditer par des parties externes l’intégralité des mesures « corona » appliquées au sein de ses propres filiales et locaux. Et ce, afin de garantir les processus et d’en tirer des enseignements.

« Nous sommes conscients que nous pouvons mettre en œuvre efficacement un grand nombre de mesures « corona ». Mais nous laissons des spécialistes de l’extérieur jeter un coup d’œil à ce que nous faisons. C’est pourquoi on travaille avec un plan qu’on peut continuellement vérifier et enrichir».

Persévérance

Après plus de trois mois de confinement, « La Nouvelle Normalité » est désormais opérationnelle chez Intersafe. Les sites ont été adaptés, les itinéraires pour permettre à un maximum de 50 % des collaborateurs de réintégrer les bureaux sont tracés et les concertations de crise quotidiennes de l’équipe de direction sont de plus en plus courtes. Ils sont aujourd’hui entrés dans une nouvelle phase où persévérance, ténacité et précision sont les maîtres mots. Surtout pour garder les collaborateurs motivés.

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