Strukton Rail

Strukton Rail heeft maximale grip op bedrijfskleding en PBM’s. We spreken met Hoofd Logistiek Peter Slappendel over de wijze waarop Intersafe sinds vorig jaar de pbm-pakketten voor de 1.500 medewerkers verzorgt. Een recente evaluatie laat een positief beeld zien. ‘De keuze is gestroomlijnd, het proces verloopt soepeler.’

Strukton Rail is een full service provider van railsystemen in Europa en één van de vijf werkmaatschappijen van Strukton. In Nederland en andere Europese landen wordt gewerkt aan onder andere infrastructuur, rollend materieel en machines.

Hoofd Logistiek Peter Slappendel zet uiteen waarom deze grote organisatie eind 2010 juist Intersafe benaderde met de vraag hoe het dilemma van de juiste kledingkeuze en –uitgifte beter georganiseerd kon worden.

Rond die tijd was bekend dat de relatie met onze toenmalige leverancier van persoonlijke  beschermingsmiddelen (PBM's) zou eindigen.

Eigenlijk viel de naam van Intersafe al vrij snel, want we wisten dat de Strukton bedrijven Civiel, Bouw en Worksphere hier erg tevreden over waren.

We wisten ook dat de medewerkers van de andere Strukton bedrijven enthousiast waren, en zijn, over de uitstraling, de kwaliteit en het comfort van de kleding.

Dat laatste was voor ons een belangrijk signaal, want acceptatie op de werkvloer is erg belangrijk.

Het zou dus logisch zijn om als het ware mee te liften op het huidige contract tussen Strukton en Intersafe. Bij nader inzien bleek dat niet zo te werken.

Het PBM-pakket van de andere Strukton bedrijven was sterk geënt op de werkzaamheden van Strukton Worksphere.

We kwamen al snel tot de analyse dat bij andere werkmaatschappijen uitstraling en kwaliteit belangrijke criteria zijn.

Bij Strukton Rail wordt veel ’s nachts gewerkt, dus signalering is belangrijk. En ook werkzaamheden als lassen en slijpen stellen weer andere eisen aan de beschermkleding. De keuze voor Intersafe was dus wel een logische, maar we moesten nog wel een vertaalslag maken.’

Keuzes maken en stroomlijnen

Namens Intersafe is Key Account Manager Leon Lengkeek vanaf het eerste moment betrokken geweest bij de stappen die Strukton Rail vervolgens zette. ‘Wat ik een erg verstandige eerste zet van Strukton Rail vond, was het bij elkaar halen van alle betrokken partijen. Elke divisie heeft zo z’n eigen wensen en verwachtingen. Deze hebben we in kaart gebracht en we hebben gekeken waar we kruisverbanden konden leggen met wat we al langere tijd voor de andere Strukton werkmaatschappijen deden. Op die manier konden we het pakket beschermkleding al enorm uitdunnen. Had Strukton Rail eerst wel vijf spijkerbroeken in het pakket, nu bleek één type te voldoen. Het hele pakket hebben we teruggebracht van wel vijfenzestig verschillende kledingstukken naar rond de dertig.’ Peter Slappendel vult aan: ‘Dit was een mooi moment om het pakket honderdtachtig graden anders op te bouwen. In het verleden gingen we uit van een dikke schil, met vrijwel niets daaronder. Nu is het opgebouwd vanuit lagen kleding. Iemand kan dus veel makkelijker de kleding aanpassen aan de omstandigheden, bijvoorbeeld warm of koud.’ Nadat het hele pakket zorgvuldig was samengesteld, werd het tijd voor de volgende stap: mensen aan pakketten koppelen en de uitgifte goed organiseren.

Efficiencyslag

Peter Slappendel herinnert zich nog levendig hoe in het verleden de PMB’s werden besteld en uitgeleverd. ‘Daar gingen zeeën van tijd in zitten en vaak ging het ook nog fout. Want, vanuit onze vestigingen kregen alle medewerkers een papieren bestellijst thuisgestuurd. Die vulden ze in en de teruggestuurde lijsten werden weer door iemand op de vestiging ingevoerd en doorgezet naar de leverancier. Dat ging nogal eens fout. De retourzendingen vlogen over en weer.’ Hier voegt Lorette van Leuven van de Customer Services bij Intersafe zich in het gesprek. ‘Wij kunnen Strukton Rail een systeem bieden dat veel efficiënter werkt. Medewerkers krijgen thuis een brief met een inlogcode. Daarmee gaan ze naar een beveiligde website, www.mijnpbmpakket.eu. Daar kunnen ze zelf heel eenvoudig invoeren wat ze willen. Voor de beschermkleding heeft iedereen persoonlijk een maximaal aantal te besteden punten toegewezen gekregen en die punten kunnen ze naar eigen believen besteden. Het wijst zich allemaal vanzelf. De foutmarge is nu minimaal.’ Peter Slappendel: ‘ook de uitlevering van de beschermkleding is nu veel beter geregeld. De beschermkleding wordt bij de mensen thuis aangeboden. Zijn ze niet thuis, dan wordt het later nog eens aangeboden. Zo is er veel meer controle op dit proces dan wanneer je bijvoorbeeld met een magazijn in je eigen vestigingen werkt. En een aardig detail is ook dat we de correspondentie over PBM’s altijd via Intersafe laten lopen. Als onze medewerkers post van Intersafe ontvangen, weten ze: dit gaat over mijn PBM’s. En dat is heel belangrijk voor ze.’

Kleding is emotie

‘De overstap naar andere PBM’s en dan ook nog eens naar een andere leverancier, dat  is echt een cultuuromslag,’ meent Peter Slappendel. ‘Je realiseert je dan weer hoe gehecht mensen kunnen raken aan een bepaalde manier van bestellen en zeker ook aan de kleding die ze dragen. Als je altijd die bepaalde overall hebt gehad, wil je geen andere. Dus toen wij met één zwarte spijkerbroek kwamen, gingen de hakken in het zand. En kijk, nu gaan ze er zelfs naar vragen. Die acceptatie is erg belangrijk. Want wat heb je aan kleding als mensen die niet willen dragen of niet goed mee om kunnen gaan? Het is ook daarom dat we hebben geprobeerd het pakket zo op te bouwen dat beschermkleding voor zoveel mogelijk functies geschikt is. Zo is er een overall die zowel door lassers als spoorleggers wordt gebruikt. Voor de spoorlegger is dat bij sommige werkzaamheden binnen de functie “overkill”, maar als die spoorlegger vlak bij een lasser staat of zelf gaat slijpen, is het wèl weer nodig. Dan kun je daarvoor nog een tweede overall aanbieden, maar dat gaat niet werken. Die wordt niet gedragen.

Maximale controle

Inmiddels hebben Strukton Rail en Intersafe alles nog eens goed geëvalueerd en Peter Slappendel ziet dat de verwachtingen zijn ingelost. ‘Het proces is nu veel gestructureerder. Neem alleen al het feit dat nu niet meer iemand in onze vestigingen drie maanden bezig is om alles in orde te krijgen. Dat is de eerste winst. We hebben ook veel meer duidelijkheid voor de medewerkers gecreëerd. Er is geen ruimte meer om linksom of rechtsom te proberen wat extra kleding te krijgen, wat hiervoor gebeurde. Ook waar het om de pbm’s gaat hebben we nu veel controle. Die items kunnen één keer in de twee jaar worden besteld. Denk aan werkschoenen voor de spoorleggers. Als die dan toch eerder vervangen moeten worden, moet er altijd een melding van komen. We onderzoeken dan waarom er eerder vervangen moet worden. Zo ontdek je dat sommige spoorleggers de veren van een rail losschoppen, terwijl dat op een andere manier zou moeten. Niet alleen gaan zo die schoenen te snel kapot, maar uiteindelijk ook de enkels van de spoorlegger. Het helpt enorm dat we met Intersafe een partner hebben die orde, rust en structuur heeft gebracht. Pas dan kun je nog meer verbeteringen aanbrengen. Zo kunnen we nu verder kijken hoe we nog meer synergie tussen de Strukton werkmaatschappijen kunnen realiseren. Zo kun je veel schaalvoordeel behalen en worden onze mensen nog meer ontzorgd.’