06 Maatregelen omgaan Grieppandemie

Welke maatregelen kunt u nemen om de gevolgen voor uw bedrijf te beperken?
De overheid heeft een prima document ontwikkeld dat u kunt gebruiken om maatregelen te implementeren om de gevolgen voor uw organisatie te beperken (zie ook: “Handleiding bedrijfscontinuïteit bij Grieppandemie”, min VWS en min BiZa, 2008). In het onderstaande vindt u een samenvatting van de beschreven aanpak.

1. Opzetten van een crisisorganisatie
Zowel in de voorbereiding als tijdens een grieppandemie zelf is een duidelijke rol-, taak- en verantwoordelijkhedenverdeling nodig. Het is nodig dat u scherp in beeld heeft wat uw processen zijn, van wie u afhankelijk bent en wie van u afhankelijk zijn. Bepaal ook volgens welke procedures en op welk moment de maatregelen van kracht worden en stopgezet worden. Dit voorkomt verwarring en misverstanden.

2. Tijdens een grieppandemie
We adviseren binnen uw bedrijf iemand aan te wijzen die tijdens een grieppandemie verantwoordelijk is voor de coördinatie. Zorg ook voor vervangers, zodat de coördinerende taken niet in gevaar komen. Tijdens een grieppandemie zelf omvat coördinatie bijvoorbeeld de volgende taken:

• contact opnemen met werknemers die onverwacht afwezig zijn;
• werknemers die weer beter zijn stimuleren naar het werk te komen;
• adviseren aan de leiding van uw organisatie over stoppen van taken, productielijnen, adviseren over herschikken van arbeidskrachten.

3. Voorlichting en communicatie
De gebeurtenissen tijdens een grieppandemie kunnen tot onrust leiden. Uw medewerkers zullen vragen hebben over de grieppandemie en de maatregelen die u heeft getroffen. Nieuws over zieken en doden in binnen- en buitenland en de effecten van personeelsuitval op het dagelijks leven zijn allemaal zaken die uw medewerkers ongerust maken. Geruchten en onjuiste informatie versterken gevoelens van onzekerheid en angst. We adviseren u te anticiperen op eventuele angst en vrees, geruchten en onjuiste informatie en uw communicatiestrategie daarop aan te passen.

4. Maatregelen om besmetting te voorkomen
Het griepvirus verspreidt zich vooral via de lucht door hoesten, niezen en praten. Buiten het lichaam kan het griepvirus nog enige tijd overleven. U kunt besmet worden via de handen of door het virus in te ademen. Na besmetting duurt het een paar dagen voordat iemand ziek wordt (de incubatietijd). In die periode is die persoon al wel besmettelijk en steekt andere mensen aan. Mensen verspreiden het griepvirus dus ook al vóór ze zelf ziek worden. Binnen uw bedrijf kunt u een aantal maatregelen nemen om het verspreiden van het griepvirus tegen te gaan:

• contact met mensen die griep hebben voorkomen;
• verminderen van contact met anderen;
• persoonlijke hygiëne aanmoedigen;
• werkplekken reinigen.
  U kunt als werkgever het vertrouwen van uw werknemers winnen door de juiste maatregelen te nemen en ze hierover te informeren. De kans is dan groter dat werknemers ook tijdens een grieppandemie naar hun werk komen.

5. Personeelsbeleid
Uw medewerkers krijgen op verschillende manieren te maken met de gevolgen van een grieppandemie. Ze kunnen zelf ziek worden, voor zieke naasten zorgen, geconfronteerd worden met familie of vrienden die overlijden aan de gevolgen van griep. Dit beïnvloedt hun vermogen om hun werk goed te blijven doen. In hun werk krijgen ze te maken met de maatregelen die u neemt om uw bedrijfscontinuïteit te garanderen en hun gezondheid te beschermen. En ook hebben ze contact met klanten en leveranciers die weer hun eigen ervaringen met griep hebben. Al met al een onzekere en emotionele tijd. We adviseren u vooraf uw richtlijnen en maatregelen te bespreken met uw personeel. Zo weten uw medewerkers waar ze aan toe zijn en vergroot u draagvlak.

6. Bedrijfsvoering
Tijdens een grieppandemie kan de continuïteit van uw bedrijfsvoering onder druk komen te staan. Naar verwachting blijft op het hoogtepunt van een griepgolf een derde van de mensen thuis. Dit is een landelijk gemiddelde. Het kunnen er ook minder of meer zijn. Bij grootschalige personeelsuitval heeft u minder medewerkers aan het werk om alle activiteiten, processen en functies door te laten gaan. Ook uw leveranciers en transportbedrijven kunnen problemen hebben als gevolg van personeelsuitval. Zij kunnen u daardoor mogelijk niet de producten en diensten leveren die u van hen gewend bent. Tot slot merken ook uw klanten de gevolgen van een grieppandemie. Dat leidt mogelijk tot een andere vraag naar uw producten en diensten.

• inventariseren van activiteiten die van vitaal belang zijn voor uw organisatie
• maken van afspraken met klanten
• maken van afspraken met leveranciers

7. Financiën
Een grieppandemie heeft naast effect op de gezondheid van uw personeel en uw bedrijfsvoering ook financiële gevolgen. Het is van groot belang vooraf in te schatten wat de impact is van een grieppandemie op de financiën van uw bedrijf. Financiële problemen kunnen ontstaan wanneer:

• leveranciers gedwongen worden te sluiten wegens personeelsuitval of bevoorradingsproblemen;
• klanten geen aankopen meer doen om zo contact met anderen te mijden;
• klanten onder financiële druk staan en daarom geen betalingen meer kunnen verrichten of bestellingen annuleren;
• de verkoop van producten afneemt wegens het gebrek aan vertrouwen bij de klant;
• zakelijke investeringen afnemen wegens verminderd vertrouwen in investeringen.
  
  (Bron : “Handleiding bedrijfscontinuiteit bij Grieppandemie”, min VWS en min BiZa, 2008)